Seperti bisnis pada umumnya, apotek juga mempunyai masalah di dalam pengelolaannya. Masalah-masalah tersebut bisa berbeda antara satu apotek dengan apotek yang lain. Namun biasanya masalah tersebut tidak jauh dari stok obat, obat kadaluarsa, krisis kepercayaan dengan karyawan, masalah dengan laporan ke dinkes, susah melihat laporan penjualan, tidak tahu apotek laba atau rugi, masalah tagihan supplier, banyak piutang yang mengendap di perusahaan rekanan dan berbagai masalah lainnya.
Oke, dalam artikel ini kita tidak akan membahas satu-persatu semua masalah yang ada. Kita hanya akan fokus pada 5 MASALAH UTAMA di Apotek. Yang mana apabila masalah ini tidak segera diselesaikan akan berakibat fatal untuk apotek anda. Bukan tidak mungkin KEBANGKRUTAN akan menghantui. Mari kita mulai dengan masalah yang pertama:
1. Kehabisan stok obat dan obat sering hilang.
Pernahkah anda kehabisan stok obat saat ada pasien yang akan beli?
Kalau pernah, kira-kira berapa kali itu terjadi dalam 1 bulan?
Mungkin bagi anda “kehabisan stok obat” terlihat lumrah, tapi coba pikirkan. Ada pasien yang akan membeli obat sejumlah 30 tablet, harga obat tersebut Rp. 5.000/tablet, lalu ternyata anda kehabisan obat tersebut, kira-kira berapa OMSET anda yang HILANG saat itu?
Mari kita hitung:
30 tablet x Rp. 5.000 = Rp. 150.000
Iya kalau cuma 1 pasien yang datang, kalau hari itu ada 5 pasien bagaimana? Tinggal kalikan saja…
5 x Rp. 150.000 = Rp. 750.000
Cukup besar juga ya… dan percayalah, anda seharusnya tidak kehilangan omset tersebut. Kalau anda adalah seorang Pemilik Sarana Apotek (PSA) maka hal ini harus sangat anda tekankan ke apoteker penanggung jawab atau siapapun yang bertanggung jawab di apotek anda. Minta mereka untuk selalu memantau stok obat agar tidak kehabisan, yang akibatnya akan kehilangan potensi omset.
Selanjutnya, pernahkah anda kehilangan stok obat di apotek anda?
Kalau pernah, kira-kira berapa kali itu terjadi dalam 1 bulan?
Dan apakah anda tahu kira-kira obat itu hilangnya kemana?
Seperti yang kita tahu, obat adalah aset terbesar dalam sebuah apotek. Kalau aset itu sering hilang maka akan menjadi kerugian untuk apotek. Dan kalau terus dibiarkan akan berakibat pada kebangkrutan apotek itu sendiri. Anda harus merekap secara detail di kartu stok anda setiap ada obat yang masuk dan keluar. Sehingga saat ada obat yang hilang anda akan segera tau kira-kira hilangnya kemana.
2. Obat Expired tidak bisa dipantau
Obat yang kadaluarsa (expired) juga menjadi masalah di banyak apotek. Pasalnya obat yang kadaluarsa ini tidak boleh dijual lagi ke pasien. Dan kalau apotek telat untuk meretur ke PBF (supplier) maka mau tidak mau obat ini harus dimusnahkan atau ditanam. Sehingga menimbulkan kerugian bagi apotek itu sendiri.
Hal di atas tidak akan terjadi kalau apotek tahu akan ada obat yang expired dalam 3 bulan ke depan. Karena hampir semua obat yang akan kadaluarsa dalam 3 bulan mendatang masih bisa diretur ke PBF atau supplier. Sehingga tidak akan merugikan apotek.
Ingat, obat adalah aset terbesar dalam apotek. Kehilangan obat dengan percuma sama dengan kehilangan uang anda.
3. Susah melihat laporan penjualan
Apakah anda tahu berapa hasil penjualan apotek anda 3 hari yang lalu?
Apakah anda tahu berapa hasil penjualan apotek anda minggu lalu?
Apakah penjualan di apotek anda bulan ini lebih baik dari bulan lalu?
Kalau anda bisa menjawab 3 pertanyaan di atas, maka selamat ! Apotek anda sudah punya manajemen yang lumayan.
Tapi kalau anda tidak bisa menjawab 3 pertanyaan di atas, maka sayang sekali, sepertinya anda punya masalah di apotek anda.
Apotek adalah bisnis anda (atau tempat bekerja anda), dan bisnis harus dikelola dengan baik dan semua data penjualan juga harus direkap dengan baik. Hal ini agar anda lebih mudah saat akan mengembangkan apotek anda. Dan akan sangat berguna untuk mencegah kebangkrutan apotek anda.
Dengan memiliki riwayat / rekapan penjualan anda akan tahu apakah apotek anda saat ini sedang bagus kondisinya atau justru sedang menurun kondisinya. Sehingga anda bisa menentukan apa yang anda lakukan kedepannya.
4. Tidak tahu apakah apoteknya untung atau rugi
Seringkali pemilik apotek (PSA) tidak terlalu peduli dengan hal ini. Menurut mereka yang penting adalah mereka terima uang setoran dari apotek tiap hari. Tidak peduli apoteknya sedang untung atau malah rugi, apakah anda juga seperti itu?
Biasanya yang cuek begini adalah PSA yang perseorangan. Karena apoteknya adalah miliknya sendiri, yang jaga juga tetangga / saudara sendiri akhirnya tidak peduli sedang untung atau rugi, yang penting terima duit setiap hari. Yakin duitnya sudah plus keuntungan? Jangan-jangan masih kurang buat besok bayar tagihan?
Justru saat apotek anda masih kecil anda mulai biasakan menghitung laba / rugi apotek setiap hari. Ini erat kaitannya dengan point nomor 3. Karena kalau anda sudah tertib mencatat laporan penjualan setiap hari maka anda tinggal tambahi mencatat pengeluaran setiap hari, sehingga anda tahu berapa keuntungan atau kerugian anda setiap hari. Siapa tau ternyata apotek anda selama ini rugi. Terutama kalau saat akan bayar tagihan sales ternyata uang di apotek anda kurang, sehingga harus mengambil uang tabungan, maka itu artinya anda harus meningkatkan kewaspadaan. Karena bisa jadi apotek anda sedang diambang kebangkrutan.
Apakah anda ingin apotek anda berkembang pesat?
Apakah anda ingin punya cabang apotek lagi?
Lupakan 2 hal ini kalau anda tidak tahu berapa keuntungan / kerugian apotek anda bulan lalu.
5. Krisis kepercayaan kepada pegawai
Apakah anda yakin stok obat anda saat ini sudah benar?
Apakah anda yakin uang setoran yang anda terima setiap hari sudah benar?
Apakah anda yakin semua pasien yang datang di apotek anda sudah terlayani dengan baik?
Hampir di semua pemilik bisnis selalu memiliki rasa tidak percaya pada pegawainya. Apalagi kalau pegawai tersebut pernah tidak disiplin sesuai dengan aturan yang ada di apotek. Misal, aturannya adalah setiap ada stok obat masuk atau keluar harus ditulis di kartu stok dengan detail, dan ternyata si pegawai tidak menulis. Contoh lagi, aturannya adalah setiap mau tutup apotek atau ganti shift harus merekap semua penjualan yang terjadi di hari itu, dan ternyata si pegawai tidak merekap. Dan masih banyak contoh lainnya.
Memang sudah seharusnya dalam bisnis ada aturan / SOP yang harus diikuti. Sehingga pegawai lebih tenang bekerja dan pemilik (PSA) Apotek lebih percaya pada pegawainya. Sayangnya saat ini masih sangat banyak apotek yang BELUM menyiapkan SOP untuk pegawainya sehingga ada celah untuk pegawai saat ingin berbuat curang. Ingat, kejahatan bisa terjadi karena ada kesempatan. Waspadalah. Karena orang baik juga bisa jadi jahat saat ada kesempatan.
Dan dalam membuat SOP tidak perlu yang kompleks-kompleks, buat yang simple saja. Misalkan:
- Catat setiap keluar masuk stok obat dengan detail di kartu stok
- Catat setiap pemasukan dan pengeluaran yang ada di apotek
- Lakukan proses stok opname setiap 2 minggu sekali
- Buat laporan penjualan, pengeluran dan laba/rugi setiap 1 minggu sekali
InsyaAllah dengan menjalankan 3 kegiatan ini minimal anda sudah bisa tenang dengan jumlah stok obat dan keuangan apotek anda. Dan anda juga tidak perlu curiga dengan pegawai anda.
Itulah 5 Masalah Utama dalam sebuah apotek. Bayangkan kalau anda bisa mengatasi 5 masalah ini. InsyaAllah apotek anda akan jauh lebih mudah dikelola dan dikembangkan lalu buka banyak cabang. Aamiiin…
Kami akan mengadakan kursus singkat untuk mengatasi 5 masalah utama ini. Dalam kursus singkat ini kami akan mengirimkan 5 email di waktu yang berbeda yang isinya adalah tentang bagaimana mengatasi 5 masalah utama ini. Silakan klik link berikut dan isi datanya agar anda bisa menerima email rutin tentang kursus ini.